Заместитель доступен только при использовании Outlook совместно с Microsoft Exchange Server , причем в Outlook должна быть установлена надстройка «Расширения Microsoft Exchange ».
При отсутствии пользователя на рабочем месте заместитель может сообщить отправителю сообщения о том, что получателя нет в данный момент, когда он сможет прочитать сообщение и ответить на него, с кем можно связаться по интересующему вопросу. К функциям заместителя относятся также: отправка, пересылка, перемещение и удаление сообщений, создание набора правил обработки сообщений.
Для настройки заместителя выполняются действия согласно следующему алгоритму:
- Выполнить команду СЕРВИС/ЗАМЕСТИТЕЛЬ.
- В одноименном диалоговом окне установить переключатель «Меня нет на работе»
- Ввести сообщение, которое будет передавать заместитель, всем отправителям сообщений
Если требуется, чтобы заместитель обращался с сообщениями более индивидуально, то настройку следует продолжить
- Щелкнуть по кнопке «Добавить»
- В открывшемся диалоговом окне создать правило путем задания условий отбора сообщений и действия, выполняемые с отобранными сообщениями
- Щелкнуть по кнопке «Проверить имена» для проверки наличия имен в адресной книге, введенных в полях От и Кому
- Щелчок по кнопке «Дополнительно» позволит задать дополнительные параметры отбора
- Щелкнуть по кнопке ОК в диалоговом окне «Изменение правил» и затем по кнопке ОК в диалоговом окне «Заместитель»
Для создания автоответа, направляемого все отправителям необходимо:
- Выполнить команду СЕРВИС/ЗАМЕСТИТЕЛЬ.
- Выделить правило для которого создается автоответ и щелкнуть по кнопке «Изменить»
- В открывшемся диалоговом окне установить флажок «Ответить» и щелкнуть по кнопке «Шаблон»
- В новом диалоговом окне указать одного или несколько адресатов для сообщения
- Ввести текст ответного сообщения
- Закрыть окно сообщения и щелкнуть по кнопке «Да»
